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        在昆明活動策劃完后,最后的活動報告應該怎么寫?
        來源:www.eijin.com.cn 發布時間:2019年04月03日

          在做完一場活動時,作為策劃人的你除了感到一身的疲憊,其實更應該回過頭來思考一下,今天的這場活動是否有錯誤額地方或者不合時宜的地方,寫下一份活動總結以備以后的不時之需。做一份活動策劃雖然很累,但是累中帶著的卻是滿滿豐收的果實,你在里面看到了你自己的成長,更是看到了整個團隊的成長,那么在做成一個完美的活動策劃時,應該注意哪些問題呢?活動前期應該做一些什么準備呢?昆明活動策劃來為你答疑解惑。

          一、前期準備

          任何活動最大頭還是在前期的準備上面,事無巨細,得想到分子、粒子的層級也不能掉以輕心。

          1、確定主要負責人及項目團隊??赡苁枪芾碚吲R時興起,計劃組織一場特別的活動,接下來就會確定總負責人和團隊成員。根據活動的大小,事務多少可能還會分出小組負責人來管理分項工作。當然,理想的狀態下每個人的工作積極性和工作能力都是滿分或者接近滿分的狀態,如果萬一遇到個別奇特隊友,那就以理解包容為主。

          2、撰寫活動方案。這是非常關鍵的一點。以往對它不太重視,但是后來發現,打磨的越詳細的方案,后續操作起來越輕松。它就像蓋樓時的工程圖,長寬高多少毫米,拐角多少度,所用材質,材料型號等等,一應俱全而且精確。方案中包含但不限于:活動背景、活動目的、指導思想、組織機構、主辦方、協辦方、時間、地點、活動內容、相關規則、邀請嘉賓、媒體、進度安排、報名形式、聯系方式、車輛接送。核心還是經費預算,充足的資金肯定容易辦事。

          3、時間確定。由于個體差異,在時間方面也存在難統一,尤其重要嘉賓的時間,直接影響活動的舉辦時間。平時也會存在某人時間臨時變動,而改變整個活動的時間,導致一系列的重新溝通。所以,盡可能把時間確定下來,而且要精確。多個場合存在會議開始的晚,因為大部分參會者遲到。作為主辦者,準時開始是對按時到場人員最基本的尊重。

          4、核實地點。有些活動涉及報銷手續,因此對會議地點也要慎重選擇。另外,還要根據地理位置,交通是否方便;參會人數,對舞臺、燈光的要求,是否住宿、用餐等多因素進行考慮。

          5、發放會議通知及邀請函。在活動方案確定的基礎上,完成會議通知并對相關單位和人員發放通知。會議通知別人關注的主要是時間、地點、事件、報名形式、聯系方式,還有費用和住宿、交通等內容。設計的邀請函可以發給受邀人電子版本或者印制紙質版,以郵寄、專人送達的方式讓對方知曉。特別注意,在寫時間時可以備注星期幾,從兩個維度方便別人查找時間。地點除了寫清楚會場的名字之外,地址門牌號一定要注明,否則別人可能走錯位置。

          同時,誠邀相關媒體,對活動進行宣傳報道。

          6、會場準備。一般情況下,會場都能提供話筒、電腦、投影或LED屏幕、講桌、礦泉水、紙、鉛筆、托盤這些基本物資。話筒根據需要用到手持麥、落地支架、桌架。大型的活動可能需要重新租賃部分設備,比如無線麥克風,小蜜蜂耳麥也有擴音效果,但是親測音效不理想,畢竟它的專長在于收音??刂婆_一般可以接3臺筆記本電腦進行屏幕的切換,當然還得根據需求調用更大的控制臺。像比賽用的計時器、打分器都要提前租賃。桌簽打印服務根據各會場情況具體溝通,大部分都是收費的。桌花在活動中也經常使用。除了礦泉水,一定要有瓷杯茶水,還需要提前確認會場是否提供工作人員負責添水。會場桌椅擺放也由活動主辦方根據參會人數提出要求,由會場負責加椅子或者撤桌子,擺成課桌式、劇院式、U型等等。有無免費停車位,收費是否優惠也是要前期確定的細節。

          7、攝影錄像。團隊內部人員負責完成影像資料的收集,導出速度相對快,可以及時使用。如果找其他公司專業人員,可能導出速度會慢一點,但是質量絕對有保障。如果會場有直播要求,相關人員肯定會提前查看會場,了解場內空間大小,搖臂等專業設備是否能施展的開。

          8、人員安排。除了各小組工作人員,頒獎環節的禮儀小姐必須提前安排,當然還有主持人,發言的嘉賓。

          9、服裝道具。為了活動美化活動效果,主持人和禮儀小姐的服裝可能會租賃。會場所用的道具,如加油棒、泡沫板、塑料鼓掌手必要時也會準備。如果是啟動儀式,肯定還要買啟動球。在大屏幕上按手印的啟動儀式也是一種形式。簽約時用桌牌、桌旗、紅綢布。比賽時的提醒牌也可能會用到。另外如果是大賽,涉及制作選手號碼牌,12厘米直徑完全可行。

          10、獎品證書。購買或者訂制,榮譽證書內頁可以提前打印,或者只打印部分,現場手寫填入名字,或者活動完結后打印寄出。簽約儀式則需提前印制簽約文書。

          11、簽到表單。準備簽到和收集相關信息的表單。

          12、會場背景。用PPT來做主背景板比較省事,有些時候會找設計公司設計噴繪大背景板,作簽到背景墻,還有主會場的主題宣傳。條幅、易拉寶(80cm×180cm,分辨率72-100)根據實際準備。

          13、視頻音樂??赡軙シ艦榛顒?、會議準備的宣傳片。暖場音樂、嘉賓上場音樂,還有頒獎音樂是最基本的幾個素材。另外還有會議即將開始,請把手機調成靜音的提示音樂。

          14、文字素材。主持詞,議程,嘉賓的發言稿都需前期準備。

          15、訂餐服務。至少前一天與飯店溝通用餐人數和菜品,必須考慮清真、素食主義、忌口等細節。有些公司人均餐費還有一定的標準。當然,需提前和會場確認,是否允許在那里吃外面送來的盒飯套餐。

          16、安排住宿。收集對方信息,提前預留房間。

          17、前期宣傳。自媒體平臺或者貼海報、電視、廣播等方式營造氛圍,必要時印制宣傳品。

          二、活動當日

          在昆明活動策劃完后,最后的活動報告應該怎么寫?只要活動一開始,活動已經成功了一大半。會務組提前進駐會場,攜帶插線板、打印機(提前下載驅動)、中性筆、文件袋、夾子、裁紙刀、剪刀、膠帶、膠水、馬克筆、白紙、粉色紙、激光筆、U盤等可能會場用到的物品。由專人迎接嘉賓,簽到臺負責簽到,發放會議材料,領取餐券、停車券等。

          根據桌牌引導嘉賓、其他參會者在相應區域就座。

          特殊嘉賓必須專車專人接送,可提前訂車約車。

          三、總結收尾

          撰寫會議紀要,進行新聞報道;整理影像資料留檔;存留簽到表;索要租賃公司營業執照,簽署的租賃合同,相關單據及發票去資財務部門報銷相關支出。

          在昆明活動策劃完后,最后的活動報告應該怎么寫?做一場活動,并不是一份完美的活動策劃書就能夠解決得,它需要的是整個團隊的默契配合,大家一起為了一場活動努力,拼搏。當然,這并不是說策劃書不重要,一場活動策劃帶給你們靈感以及整場活動的靈魂,大家便是一起把這個靈魂進行升華的使者,為這一場活動帶來最精彩的一面呈現給大家。

         

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